Regulamin świadczenia usługi drogą elektroniczną dla Potato Management System (PMS) wraz z polityką prywatności

§1. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy regulamin (dalej: Regulamin) określa zasady korzystania z aplikacji Potato Management System (dalej: Aplikacja), świadczonej drogą elektroniczną przez Lorenz P.S.A. z siedzibą w Poznaniu, ul. Przemysłowa 3, 61-579 Poznań, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001112044 przez Sąd Rejonowy w Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy KRS, NIP: 8970010196 zwaną dalej Usługodawcą.

2. Regulamin stanowi integralną część umowy zawieranej pomiędzy Usługodawcą a Usługobiorcą i jest wiążący od chwili akceptacji przez Usługobiorcę.

3. Twórcą Aplikacji jest Seth Software Spółka z o.o., z siedzibą w 36-060 Głogów Małopolski, ul. Strefowa 1, NIP: 8132709001, REGON: 690512599, wpisaną do Rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Rzeszowie, XII Wydział Gospodarczy.

4. Regulamin jest sporządzony na podstawie art. 8 UŚUD.

§2. Definicje

1. Usługodawca – podmiot świadczący usługi drogą elektroniczną będące przedmiotem Regulaminu.

2. Usługobiorca/Klient –osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która korzysta z usługi świadczonej drogą elektroniczną przez Usługodawcę i zawarła z nim umowę.

3. Użytkownik – Usługobiorca / Klient lub osoba upoważniona przez Usługobiorcę do korzystania z Aplikacji (pracownik, współpracownik i kontrahent).

4. Aplikacja/System – system Potato Management System, udostępniany przez Usługodawcę drogą elektroniczną jako aplikacja internetowa (dostępna na komputerach poprzez przeglądarkę internetową, bez konieczności instalacji aplikacji na komputerze) lub mobilna do pobrania i zainstalowania w AppStore lub GooglePlay, będąca dedykowanym oprogramowaniem zapisywanym w pamięci urządzeń mobilnych pozwalających na bezprzewodową transmisję danych (np. smartfon).

5. Konto – przypisany do Użytkownika dostęp do Aplikacji wraz z loginem i hasłem oraz stworzona w ten sposób przestrzeń (profil) do korzystania z Aplikacji, utworzone przez Usługodawcę.

6. Regulamin – niniejszy dokument, określający w szczególności rodzaj i zakres usług świadczonych drogą elektroniczną przez Usługodawcę, warunki świadczenia tych usług, w tym warunki techniczne, warunki zawierania i rozwiązywania Umowy oraz tryb postępowania reklamacyjnego.

7. Umowa – umowa o świadczenie usług drogą elektroniczną zawarta pomiędzy Usługodawcą i Usługobiorcą w formie co najmniej dokumentowej, regulujący stosunek gospodarczy oraz szczegółowy zakres praw i obowiązków pomiędzy Stronami w celu korzystania z Aplikacji, zawarta w momencie pierwszego logowania na konto utworzone w Aplikacji i akceptacji regulaminu, który pojawia się do akceptacji podczas pierwszego uruchomienia Aplikacji.

8. Siła Wyższa- zdarzenie zewnętrzne, którego Usługodawca oraz Usługobiorca nie mogli przewidzieć i któremu nie mogli zapobiec, uniemożliwiające korzystanie z Aplikacji w całości lub części, na stałe lub na pewien czas, któremu Usługobiorca lub Usługodawca nie mogli przeciwdziałać przy zachowaniu należytej staranności i które nie było efektem błędów lub zaniedbań Usługodawcy lub Usługobiorcy dotkniętych jej działaniem.

9. UŚUD – ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

§3. Zakres funkcjonalności Aplikacji

Aplikacja Potato Management System obejmuje następujące moduły:

1. Dział Agro

   • Zarządzanie kontrahentami (dostawcy ziemniaków, hodowcy sadzeniaków).

   • Rejestracja pól, upraw i zabiegów rolniczych.

   • Prowadzenie kartoteki maszyn oraz zarządzanie magazynami kontrahentów.

   • Monitorowanie zabiegów takich jak fumigacja oraz kontrola bezpieczeństwa.

2. Logistyka sadzeniaków

   • Przegląd dostępności sadzeniaków na rynku i planowanie ich dostaw.

   • Rejestracja kontraktów oraz kontrola nad dostawami.

   • Obsługa reklamacji i śledzenie partii sadzeniaków w przypadku wystąpienia chorób.

3. Planowanie i dostaw surowca

   • Tworzenie planów dostaw surowca

   • Dobór surowca do produkcji na podstawie wyników laboratoryjnych.

4. Zarządzanie magazynem własnym

   • Rejestracja zasypów i wydań ziemniaków.

   • Inwentaryzacja magazynu

   • Integracja z linią produkcyjną i planami dostaw.

   • Rejestrowanie zabiegów magazynowych.

   • Rejestrowanie ubytków magazynowych

   • Rejestrowanie jakości surowca w magazynie

5. Przyjęcie i ocena surowca w fabryce

   • Ewidencjonowanie wagi, jakości i sposobu rozładunku dostaw ziemniaków.

6. Rozliczenie finansowe z kontrahentami

   • Kalkulacja cen ziemniaków (uwzgl. jakość, transport) jako podstawa do wystawienia faktur przez kontrahentów lub firmę Lorenz.

§4. Warunki techniczne

1. W celu korzystania z Aplikacji niezbędne jest posiadanie urządzenia z aktywnym dostępem do Internetu oraz przeglądarki internetowej obsługującej standardy HTML5, CSS3 i JavaScript. Alternatywnie, możliwe jest pobranie i zainstalowanie Aplikacji na urządzeniu mobilnym wyposażonym w system operacyjny iOS lub Android oraz z aktywnym połączeniem internetowym.

2. Aplikacja może być czasowo niedostępna w przypadku planowanych przerw serwisowych.

3. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za niespełnienie wymogów technicznych przez Usługobiorcę/Klienta i Użytkownika, a także za zapewnienie dostępu do łącza internetowego oraz wszelkich awarii bądź zakłóceń teleinformatycznych, które pozostają niezależne od Usługodawcy.

§5. Rejestracja i korzystanie z Aplikacji

1. Warunkiem korzystania z Aplikacji jest jej zainstalowanie na urządzeniu mobilnym lub jej uruchomienie w przeglądarce na komputerze oraz posiadanie aktywnego Konta Użytkownika przez Usługobiorcę. Konto jest nadane przez Usługodawcę.

2. Usługobiorca odpowiada za prawidłowe zabezpieczenie danych dostępowych do Kont.

3. Każdy Użytkownik korzysta z Aplikacji na podstawie nadanych mu uprawnień przez Usługodawcę.

4. Rozpoczęcie korzystania z Aplikacji następuje wyłącznie po akceptacji niniejszego Regulaminu.

§6. Płatności

Rejestracja i korzystanie z Aplikacji jest nieodpłatne.

§8. Odpowiedzialność

1. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za poprawność danych i treści wprowadzane przez Użytkowników, jak i ewentualną utratę danych, straty wywołane wprowadzeniem treści czy danych i inne straty pośrednie.

2. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z braku dostępności Aplikacji z przyczyn niezależnych od niego (np. Siła Wyższa, awarie infrastruktury Internetowej Usługobiorcy).

3. Usługobiorca zobowiązuje się nie przekazywać danych do uwierzytelnienia (nazwa konta, hasło itp.) podmiotom trzecim oraz innym osobom bez zgody Usługodawcy.

4. Zakazuje się dostarczania przez Usługobiorcę i Użytkowników treści o charakterze bezprawnym. Usługodawca może ograniczyć bądź wyłączyć prawo Usługobiorcy do korzystania z Aplikacji ze skutkiem natychmiastowym, bez zwrotu kosztów związanych z odpłatnością dostępu do Aplikacji, w wypadku uzasadnionego podejrzenia działań bezprawnych.

5. Usługodawca dołoży wszelkich starań, aby Aplikacja była dostępna dla Usługobiorców przez co najmniej 99,5% czasu w skali miesiąca.

6. W przypadku wystąpienia awarii krytycznej, Usługodawca zobowiązuje się do rozpoczęcia działań naprawczych.

7. Zaplanowane prace serwisowe mogą powodować czasowe ograniczenia w dostępie do Aplikacji i będą każdorazowo ogłaszane w Aplikacji z co najmniej 24-godzinnym wyprzedzeniem.

§9. Przetwarzanie danych osobowych (RODO)

1. Administratorem danych osobowych jest Usługodawca.

2. Dane osobowe będą przetwarzane w celu świadczenia Użytkownikom usługi drogą elektroniczną oraz prawidłowej realizacji Umowy zawartej z Klientem, a także w celu dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami wynikającymi z korzystania z Aplikacji.

3. Podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. b i lit. f Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku (RODO), tj. przetwarzanie danych jest niezbędne do zawarcia i wykonania umowy oraz do realizacji prawnie uzasadnionych interesów administratora danych, takich jak możliwość świadczenia usługi Użytkownikom oraz obsługa roszczeń.

4. Usługodawca pozyskuje dane osobowe bezpośrednio od Użytkowników Aplikacji lub za pośrednictwem Klientów. W sytuacji w której dane Użytkownika pozyskiwane są od Klienta, są to następujące dane osobowe: imię, nazwisko, adres e-mail, nr telefonu, organizacja z którą współpracuje, rola Użytkownika w organizacji.

5. Podanie danych jest warunkiem świadczenia usługi. Nie podanie tych danych uniemożliwia korzystanie z usługi.

6. Odbiorcami danych osobowych są podmioty świadczące na rzecz Usługodawcy usługi informatyczne oraz inni użytkownicy Aplikacji w zakresie niezbędnym do korzystania z jej funkcjonalności.

7. Dane będą przechowywane przez okres świadczenia usługi i trwania Umowy, a nadto do upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń wynikających z korzystania z Aplikacji.

8. Osoby, których dane dotyczą posiadają prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia i sprzeciwu wobec przetwarzania danych. Uczestnikom przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych gdy uznają, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.

9. W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz realizacją praw przysługujących osobom, których te dane dotyczą można kontaktować się z Usługodawcą kierując korespondencję na adres siedziby Usługodawcy lub adres poczty elektronicznej: daneosobowe.lorenz@lbsnacks.pl lub z wyznaczonym przez Usługodawcę inspektorem ochrony danych (IOD). Kontakt do IOD: iod@lbsnacks.pl.

10. Aplikacja webowa

    1. W ramach korzystania z Aplikacji webowej dane osobowe co do zasady nie są przekazywane podmiotom zewnętrznym. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy Użytkownik korzysta z integracji z usługami Google (np. Google Drive API, Docs API, Google Docs).

    2. W przypadku integracji poprzez API (np. Google Drive API, Docs API) Aplikacja korzysta z mechanizmu autoryzacji OAuth 2.0. Uwierzytelnianie odbywa się za pomocą tokenów dostępu (Access Token, Refresh Token), które są przechowywane po stronie serwera. Jeżeli dokumenty przetwarzane przy użyciu Aplikacji zawierają dane osobowe, Google może uzyskiwać do nich dostęp w zakresie niezbędnym do świadczenia swoich usług i występować jako podmiot przetwarzający.

    3. W przypadku otwierania dokumentów bezpośrednio w Google Docs (np. poprzez przekierowanie lub w oknie iframe), Google stosuje własne pliki cookies domeny google.com (m.in. SID, HSID, SSID, APISID, SAPISID – cookies uwierzytelniające, a także inne cookies konfiguracyjne, reklamowe i związane z bezpieczeństwem). W takim przypadku Google przetwarza dane osobowe Użytkownika (powiązane z jego kontem Google i identyfikatorem plików cookies) jako odrębny administrator danych, zgodnie ze swoją Polityką prywatności.

    4. Administratorem danych osobowych w pozostałym zakresie jest Usługodawca, przy czym dane mogą być przekazywane Google Ireland Limited, a w niektórych przypadkach również Google LLC z siedzibą w Stanach Zjednoczonych.

    5. W przypadku uruchomienia integracji z usługą Google Docs:

• jeżeli komunikacja odbywa się wyłącznie poprzez API (np. Google Drive API, Docs API), Aplikacja korzysta z mechanizmu autoryzacji OAuth 2.0. W takim przypadku używane są tokeny dostępu (Access Token, Refresh Token), które są przechowywane po stronie serwera i nie stanowią plików cookies w przeglądarce Użytkownika,

• jeżeli Użytkownik otwiera dokumenty bezpośrednio w Google Docs w przeglądarce (np. poprzez przekierowanie lub w oknie iframe), wówczas stosowane są pliki cookies domeny google.com (np. SID, HSID, SSID, APISID, SAPISID – cookies uwierzytelniające, a także inne cookies konfiguracyjne, reklamowe i związane z bezpieczeństwem). Aplikacja sama nie zapisuje dodatkowych cookies w tym zakresie, ale korzysta z mechanizmów stosowanych przez Google.

  1. Administratorem danych osobowych zawartych w zgłoszeniach serwisowych pozostaje Usługodawca, który odpowiada za ich prawidłowe i zgodne z prawem przetwarzanie.

  2. Więcej informacji na temat przetwarzania danych przez te podmioty, można znaleźć w politykach prywatności, dostępnych na stronach internetowych tych podmiotów.

11. Aplikacja mobilna

1. W Aplikacji mobilnej wykorzystywana jest usługa SmartBear Bugsnag, świadczona przez SmartBear Software Inc. z siedzibą w Stanach Zjednoczonych. Bugsnag służy do monitorowania stabilności działania aplikacji i raportowania awarii („crash reports”).

2. W przypadku wystąpienia błędu aplikacja może automatycznie przekazać do Bugsnag następujące dane techniczne dotyczące urządzenia i środowiska pracy aplikacji:

   • marka i model urządzenia,

   • system operacyjny i jego wersja,

   • wersja Aplikacji,

   • stan baterii,

   • status połączenia sieciowego (np. Wi-Fi, LTE),

   • data i czas wystąpienia błędu,

   • szczegółowy log błędu (informacje techniczne o działaniu aplikacji).

3. Dane te wykorzystywane są wyłącznie w celu diagnozowania problemów technicznych i poprawy jakości działania Aplikacji. W związku z korzystaniem z Bugsnag dane zawarte w logach błędów mogą być przekazywane do państwa trzeciego (USA). Przekazywanie danych do państw trzecich.

4. Przekazanie danych osobowych do państw trzecich może nastąpić wyłącznie w przypadkach, gdy Aplikacja korzysta z usług dostawców zlokalizowanych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG), w szczególności dotyczy to:

   • Integracji z Google: otwarcie dokumentów w Google Docs lub korzystanie z Google Drive API, w efekcie dane mogą być przesyłane do Google Ireland Limited (EOG) lub Google LLC (USA).

   • Usługi SmartBear Bugsnag: w przypadku błędów Aplikacji, dane techniczne automatycznie przesyłane są do SmartBear Software Inc. (USA).

5. Zabezpieczenia stosowane przy przekazywaniu danych - Google stosuje następujące mechanizmy ochrony danych osobowych przy ich przekazywaniu do państw trzecich:

   • Standardowe Klauzule Umowne (SCC)

Google stosuje Standardowe Klauzule Umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską, które stanowią prawnie wiążące zobowiązania pomiędzy stronami, zapewniając odpowiedni poziom ochrony danych osobowych przy ich przekazywaniu do państw trzecich. Po więcej zajrzyj na: Google Cloud Data Privacy Frameworks

6. Google przystąpiło do amerykańskich ram ochrony prywatności: EU-U.S. oraz Swiss-U.S. Data Privacy Frameworks, które zostały uznane przez Departament Handlu USA. Certyfikat ten potwierdza, że Google przestrzega zasad ochrony danych osobowych przy ich przekazywaniu z EOG, Szwajcarii i Wielkiej Brytanii. Po więcej zajrzyj na: Polityka prywatności i warunki – Google.

7. Środki techniczne i organizacyjne:

   • Google stosuje dodatkowe środki ochrony danych, takie jak szyfrowanie danych w trakcie przesyłania oraz pseudonimizację, aby zapewnić bezpieczeństwo danych osobowych podczas ich przekazywania do państw trzecich. Po więcej zajrzyj na: services.google.com

   • SmartBear stosuje następujące mechanizmy ochrony danych osobowych przy ich przekazywaniu do państw trzecich:

     • Standardowe Klauzule Umowne (SCC)

   • SmartBear stosuje Standardowe Klauzule Umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską, które stanowią prawnie wiążące zobowiązania pomiędzy stronami, zapewniając odpowiedni poziom ochrony danych osobowych przy ich przekazywaniu do państw trzecich. Po więcej zajrzyj na: SmartBear Software

8. Data Privacy Frameworks: SmartBear przystąpiło do amerykańskich ram ochrony prywatności: EU-U.S. oraz Swiss-U.S. Data Privacy Frameworks, które zostały uznane przez Departament Handlu USA. Certyfikat ten potwierdza, że SmartBear przestrzega zasad ochrony danych osobowych przy ich przekazywaniu z EOG i Szwajcarii. Po więcej zajrzyj na: SmartBear Software

9. Środki techniczne i organizacyjne: SmartBear stosuje dodatkowe środki ochrony danych, takie jak szyfrowanie danych w trakcie przesyłania oraz pseudonimizację, aby zapewnić bezpieczeństwo danych osobowych podczas ich przekazywania do państw trzecich. Po więcej zajrzyj na: SmartBear Software

§10. Zawarcie i wypowiedzenie umowy

1. Warunkiem zawarcia Umowy jest akceptacja Regulaminu, zainstalowanie Aplikacji na urządzeniu mobilnym lub uruchomienie Aplikacji w przeglądarce na komputerze, oraz posiadanie aktywnego Konta Użytkownika. Poprzez akceptację Regulaminu, Usługobiorca zobowiązuje się stosować do wszystkich jego postanowień.

2. Usługobiorca może rozwiązać umowę, zaprzestając korzystania z Aplikacji bez składania odrębnych oświadczeń wobec Usługodawcy. Konto Użytkownika, wskutek zaprzestania korzystania z Aplikacji, zostanie zamknięte przez Usługodawcę.

3. Usługodawca ma prawo rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku rażącego naruszenia Regulaminu lub Umowy przez Usługobiorcę.

§11. Reklamacje

1. Usługobiorca jest uprawniony do składania reklamacji co do Aplikacji drogą elektroniczną na adres e-mail: pms@lbsnacks.pl

2. Reklamacja powinna zawierać login użytkownika, adres e-mail, na który Usługodawca ma udzielić odpowiedzi, przyczynę reklamacji (opis problemu) oraz treść żądania.

3. Skorzystanie z procedury reklamacyjnej jest całkowicie dobrowolne.

4. Reklamacje będą rozpoznawane przez Usługodawcę w terminie do 21 dni od otrzymania reklamacji. Usługodawca poinformuje Usługobiorcę o odrzuceniu lub przyjęciu reklamacji bądź wezwie do jej uzupełnienia za pośrednictwem danych do kontaktu wskazanych w reklamacji.

5. W razie odmowy uwzględnienia reklamacji bądź braku informacji ze strony Usługodawcy, Usługobiorcy przysługuje prawo do dochodzenia roszczeń na drodze postępowania sądowego bądź poprzez alternatywne metody rozwiązywania sporów.

6. Usługodawca wyłącza swoją odpowiedzialność z tytułu rękojmi wobec podmiotów prowadzących działalność gospodarczą, zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego.

7. Reklamacje są rozpatrywane przez Usługodawcę na podstawie postanowień niniejszego Regulaminu a w zakresie nieuregulowanym przepisów prawa powszechnie obowiązującego w Rzeczypospolitej Polskiej.

8. Wszelkie pytania, zgłoszenia, powiadomienia dotyczące działania Aplikacji i korzystania z niej można kierować na adres pms@lbsnacks.pl

9. Usługodawca zastrzega, że odpowiedź na reklamację uznaje się za skutecznie doręczoną, jeżeli adres, który wskazał Usługobiorca jest nieprawidłowy lub nie istnieje.

§12. Informacja na temat plików cookies wykorzystywanych w wersji webowej Aplikacji

1. Czym są pliki cookies?

Cookies to małe pliki tekstowe zapisywane w przeglądarce użytkownika podczas odwiedzania stron internetowych. Zawierają zazwyczaj krótkie informacje (np. identyfikator sesji, preferencje językowe, dane logowania), które pozwalają serwisowi rozpoznać użytkownika i zapamiętać jego działania lub ustawienia przy kolejnych wizytach. 

2. Cookies, w zależności od ich przeznaczenia, dzielą się na: 

• Niezbędne (techniczne) – konieczne do działania aplikacji (np. logowanie). 

• Funkcjonalne – zapamiętują preferencje użytkownika (np. język, układ strony). 

• Analityczne / wydajnościowe – służą do badania ruchu, statystyk i sposobu korzystania ze strony. 

• Reklamowe / marketingowe – pozwalają dopasować treści i reklamy do zainteresowań użytkownika. 

• Bezpieczeństwa – wspierają ochronę serwisu i kont użytkowników (np. wykrywanie nadużyć). 

3. Z uwagi na okres przechowywania plików cookies, możne je podzielić także na:

• stałe pliki cookies, które przechowywane są przez czas określony w ich parametrach lub do czasu usunięcia ich przez użytkownika,

• cookies sesyjne, które przechowywane są do czasu zamknięcia sesji.

4. Pliki cookies a dane osobowe

Niektóre pliki cookies mogą zawierać dane osobowe użytkownika takie jak: imię, nazwisko, identyfikator użytkownika, login, wybrana organizacja użytkownika, dane dotyczące wykorzystywanego przez użytkownika urządzenia.

5. Jakie pliki cookies wykorzystywane są w aplikacji webowej?

Aplikacja Potato Management System korzysta wyłącznie z niezbędnych (technicznych) plików cookies, bez zapisania których nie będzie w stanie prawidłowo funkcjonować. Dzięki nim możliwe jest m.in. bezpieczne logowanie, utrzymywanie sesji, zapamiętywanie ustawień językowych i konfiguracyjnych oraz realizacja świadczonych usług drogą elektroniczną.

6. Usunięcie stosowanych przez aplikację plików cookies spowoduje jej nieprawidłowe działanie.

7. Lista stosowanych plików cookies:

8. Zmiana ustawień w zakresie plików cookies 

Użytkownik ma możliwość samodzielnego zarządzania ustawieniami plików cookies w swojej przeglądarce internetowej. Większość współczesnych przeglądarek pozwala na:

• blokowanie wszystkich plików cookies, w tym technicznych,

• blokowanie cookies stron trzecich,

• automatyczne usuwanie cookies po zamknięciu przeglądarki.

Należy pamiętać, że całkowite zablokowanie cookies technicznych może ograniczyć funkcjonalność aplikacji Potato Management System, w tym możliwość logowania lub prawidłowego działania niektórych funkcji.

9. Użytkownik może zmienić ustawienia cookies w dowolnym momencie, korzystając z opcji dostępnych w swojej przeglądarce internetowej.

§13. Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego.

2. Wszelkie spory wynikające z umów zawartych na podstawie niniejszego Regulaminu będą rozstrzygane przez sąd powszechny właściwy dla siedziby Usługodawcy.

3. Regulamin wchodzi w życie z dniem 2026.01.08.